Chi può inviare una segnalazione?

Il personale di Banca Monte dei Paschi di Siena e delle società del Gruppo Montepaschi può inviare una segnalazione.

Ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. h-novies), TUB, per “personale” si intende: “i dipendenti e coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato”.

Possono inviare una segnalazione anche i soggetti esterni qualificati, quali: fornitori, lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Banca; personale cessato, ove le informazioni oggetto di segnalazione siano state acquisite nel corso del rapporto di lavoro; soggetti per i quali il rapporto di lavoro non sia ancora iniziato, ove le informazioni oggetto di segnalazione siano state acquisite durante il processo di selezione; azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo.

Quali sono le situazioni che possono essere segnalate?

Il personale può segnalare circostanze e condotte negligenti, illecite, irregolari o non corrette riguardanti l’attività lavorativa - delle quali ha il ragionevole sospetto o è venuto a conoscenza durante lo svolgimento delle proprie funzioni - in relazione a:

• irregolarità amministrative e negli adempimenti contabili e fiscali;
• violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• market abuse (insider trading, manipolazione) e altre irregolarità nei servizi e attività di investimento;
• violazioni della disciplina sulla riservatezza dei dati;
• violazione della normativa in materia di usura;
• corruzione;
• appropriazioni indebite e malversazione (monetarie e relative a beni materiali e immateriali);
• frodi informatiche;
• violazioni del Codice Etico del Gruppo MPS e violazioni di regolamenti aziendali e procedure interne;
• altre fattispecie che possono costituire violazione delle norme disciplinanti l'attività bancaria o violazione del diritto dell’Unione Europea.

Tali segnalazioni possono essere riferibili a:

• dipendenti e dirigenti di ogni ordine e grado;
• membri degli organi societari (Consiglio di Amministrazione e Collegio Sindacale);
• terzi collegati ai soggetti sopra citati (clienti, fornitori, consulenti).

Che cosa si intende per segnalazione circostanziata?

Si considera “circostanziata” la segnalazione che consente di individuare in modo sufficientemente dettagliato gli elementi oggettivi, utili ad avviare un’istruttoria, quali a titolo meramente esemplificativo: modalità e finalità della condotta o della irregolarità, periodo di riferimento temporale della condotta, attori coinvolti, modalità di elusione del sistema di controllo, copia della documentazione citata, ecc.

Che cosa si intende per segnalazione non effettuata in buona fede?

Una segnalazione falsa, caratterizzata da elementi di dolo o colpa grave, artificiosamente strutturata in modo da apparire oggettiva e circostanziata, ma che non rappresenta in maniera veritiera la realtà dei fatti e/o effettuata con l’intento di danneggiare o diffamare colleghi.

Quando si considera inviata la segnalazione?

La segnalazione è correttamente inviata quando il segnalante, una volta completata la compilazione dei campi obbligatori previsti e accettata l’Informativa, clicca sul pulsante “Invia Segnalazione” e visualizza un riquadro di conferma contenente le proprie credenziali generate automaticamente, necessarie per seguire l’iter della segnalazione stessa e comunicare con la struttura di analisi e gestione.

Se il Segnalante non conclude il processo di compilazione cliccando sul suddetto pulsante non verrà effettuata alcuna memorizzazione, perdendo così ogni informazione da lui inserita.

È possibile consultare lo stato di lavorazione di una segnalazione?

Sì, accedendo al sistema e inserendo le credenziali personali generate automaticamente, che il segnalante avrà avuto cura di conservare adeguatamente, il segnalante ha la possibilità di seguire lo stato di lavorazione della propria segnalazione e di interagire con il gestore della stessa, ad esempio fornendo su richiesta ulteriori dettagli circa i fatti segnalati.

Tramite l’applicativo, il segnalante riceve dalla struttura di analisi e gestione delle segnalazioni l’informazione che la sua comunicazione è stata presa in carico e sarà oggetto di ulteriori verifiche.

L’applicativo è inoltre utilizzato dalla struttura di analisi e gestione delle segnalazioni per dare comunicazione al segnalante della chiusura delle verifiche.

Quali sono le tutele per il segnalante?

La Banca tutela il soggetto segnalante in buona fede contro condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione, che non costituirà pertanto pregiudizio per il proseguimento del rapporto di lavoro.

In caso di falsa segnalazione, caratterizzata da elementi di dolo o colpa grave, la Banca si riserva di effettuare i necessari accertamenti nei confronti del segnalante e di adottare i provvedimenti ritenuti opportuni.

La Banca garantisce la confidenzialità della segnalazione e la riservatezza dei dati personali del segnalante e del soggetto eventualmente segnalato, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione e fatto salvo quando la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del segnalato.

Ho smarrito/dimenticato le mie credenziali di accesso al sistema. È possibile recuperarle?

Per motivi di sicurezza, non è possibile inviare in alcun modo le credenziali di accesso né procedere a un loro ripristino in caso di smarrimento/dimenticanza. Si consiglia, nell’eventualità, di inviare una nuova segnalazione specificando – per comodità di gestione – che la stessa viene ripetuta a causa del mancato recupero delle precedenti credenziali.

Chi esamina le segnalazioni e ne cura gli approfondimenti (cd. gestore della segnalazione)?

La Funzione Antifrode, costituita all’interno della Funzione Revisione Interna, riceve le segnalazioni inserite dal personale nell’apposito applicativo ed ha il compito di eseguire verifiche preliminari, indagini e accertamenti interni, per definire la fondatezza e l’attendibilità di quanto segnalato, ottenere elementi di riscontro e ricostruire i fatti.

La Funzione Antifrode può sospendere o interrompere l’istruttoria in qualunque momento se viene rilevata l’infondatezza della segnalazione a seguito delle verifiche e degli accertamenti. In tal caso, la segnalazione viene archiviata.

Il Collegio Sindacale di Banca MPS ha la competenza per la fase istruttoria nel caso in cui il soggetto segnalato ricopra il ruolo di Responsabile della Funzione Revisione Interna o di Responsabile dei sistemi interni di segnalazione o appartenga alla Funzione Antifrode. In questi casi, il segnalante può indirizzare direttamente la segnalazione verso il Collegio Sindacale (cfr. domanda qui sotto).

Cosa accade in presenza di un potenziale conflitto di interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l’imparzialità o l’indipendenza di giudizio del gestore della segnalazione?

Qualora il segnalante, compilando il form, risponda positivamente alla domanda “Il soggetto segnalato ricopre il ruolo di Responsabile della Funzione Revisione Interna o di Responsabile dei sistemi interni di segnalazione o appartiene alla Funzione Antifrode?”, la segnalazione viene inviata direttamente al Collegio Sindacale, attraverso specifico indirizzamento, non accessibile alla Funzione Antifrode.

Dove si trovano le istruzioni per usare la piattaforma?

Fai clic qui per scaricare il manuale d’uso.